Chaos
Heb je dat ook weleens? Dat je bureau (computer, huis, schuur) zo’n chaos is dat je niet meer kunt vinden wat je nodig hebt. Bij mij heeft dat direct effect op mijn gedrag. De stress neemt toe en ik word er niet gezelliger op. Bovendien begint het in mijn hoofd ook steeds drukker te worden. Alles komt tegelijk en loopt door elkaar met als gevolg dat ik dingen vergeet of te laat bent.
Wanneer je je bewust wordt van dit mechanisme kun je er wat aan doen.
Inmiddels is mij dat aardig gelukt, waardoor ik steeds minder hoef te ‘repareren’. Ik raak steeds meer in balans wat mij helpt de beste keuzes te maken in allerlei onverwachte situaties. Het voelt als de ideale combinatie (balans) van flexibiliteit en controle. Ik heb controle over mijn flexibiliteit (chaos) en ik kan flexibel omgaan met mijn controle (orde).
Soms stuur ik wat meer (controle), soms laat ik het meer los (chaos), al naar gelang de situatie. Bovendien neemt mijn vertrouwen toe in de wijze waarop ik de situatie juist kan inschatten. Want dat is natuurlijk wel een voorwaarde voor het vinden van de juiste maat.
Controleren
In organisaties kom ik dit fenomeen ook vaak tegen. Controle wordt vaak uitgeoefend door de leiding. Die hecht er belang aan dat zaken lopen zoals hij/zij heeft bedacht. Terwijl medewerkers soms de neiging hebben, of zelfs gedwongen worden zich wat aan te passen aan omstandigheden. Soms kan het niet zoals het moet….. Zij vinden dan ‘geitenpaadjes’ om toch tot een gewenst resultaat te komen, in afwijking van de regels. Hier zie je ook het vraagstuk van balans tussen controle (orde) en flexibiliteit (chaos).
Het gevaar van doorschieten naar een van de uitersten levert alleen maar meer problemen op. Te veel controle leidt tot rigiditeit met als gevolg dat mensen hun afwijkende gedrag gaan verstoppen of ontkennen. Dit leidt alleen maar tot meer onzichtbaarheid, gebrek aan controle en dus meer chaos. Soms is dit in een soort subcultuur vastgezet. ‘Ze zeggen wel dat het zo moet, maar wij doen het altijd anders’. Theorie (beleid) en praktijk (uitvoering) wijken sterk van elkaar af, waardoor controle een ‘fake’ begrip is geworden. Ik heb ooit een politiecommandant horen zeggen: ‘Elke overeenkomst tussen beleid en uitvoering berust louter op toeval!’ Gevolg: stuurloosheid.
Zelfsturing
Moet je dan maar minder gaan controleren? Mijn antwoord is dan ‘Nee, maar anders.’ Mijn uitgangspunt is dat mensen graag goed werk willen doen. Ze kunnen die verantwoordelijkheid aan binnen bepaalde grenzen. De speelruimte die zij daarmee krijgen vraagt om enige taakvolwassenheid. Sommige mensen kunnen meer vrijheden aan dan andere. Wanneer je weet wie welke verantwoordelijkheden aan kan, kun je maatwerk leveren wat betreft de kaders, de speelruimte. Is die te smal, dan voelen mensen zich niet serieus genomen of zelfs gekleineerd. Is die te groot dan gooi je mensen in het diepe zonder voldoende bekwaamheden. Dan ‘verzuipen’ ze.
Wanneer je als leider zicht hebt op het werk en wie dit moeten uitvoeren, kun je bewuste keuzes maken voor het inrichten van de organisatie, taken en rollen en de processen. Daarmee heb je een instrument om het geheel op individuele maat in harmonie te laten samenwerken. Met een mooi woord heet dat ‘zelfsturing’, of ‘zelforganisatie’. Het is het geheel aan afspraken en kaders, afgestemd op de zelfregelcapaciteit van medewerkers en teams die het werkend maken.
Hoe dan?
Okay, daar zit wat in, maar hoe krijg je dit voor elkaar?
Volgens mij is dit precies de goede vraag waar veel managers zich mee bezig zouden moeten houden.
Cruciaal is dat je in gesprek komt met je medewerkers. Zij moeten begrijpen wat belangrijk is voor de organisatie. Wat zijn de doelen op korte en lange termijn? Wie heeft welke competenties, motieven, ambities, behoeften? Wie kan bijdragen aan het bereiken van de doelen en op welke wijze? Welke speelruimte kunnen ze aan? Wat zijn de noodzakelijke kaders die hen ondersteunen?
Dit in kaart krijgen is een eerste stap. Het op de juiste wijze inrichten volgt daarna. Als dat eenmaal loopt, is het zaak dit in stand te houden. Dat vraagt controle op andere aspecten dan oorspronkelijk. Als het goed is levert het geven van enige speelruimte en beslissingsbevoegdheid (zelfsturing) bij het management tijd en ruimte op om de grotere lijnen uit te kunnen zetten. Zij kunnen dan beter de dynamiek van de omgeving volgen en hier flexibel op reageren. Wanneer de balans tussen de chaos van de buitenwereld en de controle binnen de organisatie op orde is volgen daaruit vanzelf wijzere beslissingen.
Orde
Mijn bureau is inmiddels in een permanente staat van orde. Niet leeg, maar ook niet zo dat ik dingen niet kan terugvinden. Precies zo voelt het ook in mijn hoofd. Een prettige mix van creatieve gedachten waaruit ik precies de goede kan onthouden, vastleggen en gebruiken.
Ik ben inmiddels een aardige expert in het scheppen van orde in chaos. Wanneer je daar wat hulp bij kunt gebruiken, bel mij dan gerust op.
Jan Boekestijn, 06 44264418
