Ik kom het vaak, te vaak, tegen. Noodverbanden. Ofwel organisatorische constructies die bedacht zijn om niet goed functionerende medewerkers te redden. Er wordt als het ware om mensen heen georganiseerd. Meer dan 20 jaar geleden, in mijn tijd dat ik bij de politie werkzaam was, werden dergelijke functies weleens denigrerend aangeduid als ‘adjudant lege dozen’, of ‘officier gevonden vliegtuigen’. Te triest voor woorden.
Organisaties richten zich zo in dat werkzaamheden en taken gebundeld worden in functies. Deze zijn op elkaar afgestemd en, bij grotere organisaties, ingedeeld in afdelingen om productie of dienstverleningsprocessen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Medewerkers vervullen deze functies. Het functiegebouw volgt de werkprocessen. Dat betekent dus dat als de werkprocessen veranderen, functies mee wijzigen.
TMA
Voor iedere organisatie is het superbelangrijk dat de competenties voor het goed vervullen van de functie, aanwezig zijn bij de betreffende medewerker. Het gaat om een maximale overlap in de gouden driehoek: moeten, kunnen en willen. De functie vertegenwoordigt het ‘moeten’, de medewerker die de functie uitvoert het ‘kunnen’ en ‘willen’. Is de medewerker voldoende bekwaam (competent) en voldoende gemotiveerd om dat wat hij in de functie ‘moet’ doen op juiste wijze uit te voeren. Een TMA (Talent Motivatie Analyse) meet dit heel nauwkeurig, zodat een goede ‘match’ gemakkelijker gevonden kan worden.
Dit ‘matchen’ is al een belangrijk vraagstuk bij selectieprocessen: vind maar eens de geschikte (willen en kunnen) persoon voor de vacante functie.
Is die eenmaal gevonden, dan blijft het vraagstuk van de match tussen functie en functionaris ook dan nog een aandachtspunt. In de loop der tijd kan (zal) de functie veranderen, wat van de medewerker aanpassingen vraagt (scholing, ontwikkeling) en/of zal de medewerker zelf veranderen. Competenties groeien, ambitie en motivatie verandert, waardoor er mogelijk een verlangen komt naar een andere invulling van werk. Hier niet op inspelen is een belediging voor de medewerker of een belediging van de functie. Het niet serieus nemen van eisen van de functie, respectievelijk competenties en motivatie van de medewerker leidt altijd tot een suboptimale oplossing. Anders gezegd: verspilling!
Frictie
Het blijft dus een voortdurend aandachtspunt, waarvoor de medewerker zelf de meest verantwoordelijke is. Hij zal moeten aangeven dat er frictie ontstaat tussen functie (wat moet) en hemzelf als functionaris (wat hij wil en kan). Toch gebeurt het nog niet vaak vanzelf. Drie oorzaken zijn:
- Het duurt even voor dat je doorhebt dat er (te veel) frictie is ontstaan. Het is immers een geleidelijk, langzaam verlopend proces.
- Het kan zijn dat het niet bij de medewerker opkomt dit aan te kaarten, omdat hij denkt dat alles vast ligt. De functies zijn immers allemaal ingevuld! Je bent toch voor dit werk aangenomen!
- Ook kan er twijfel bestaan om aan te geven dat je iets anders wilt. De leiding kan dan concluderen dat je misschien wel weg wilt, en vervolgens daar naar gaat handelen.
Iedereen snapt direct dat de laatste twee redenen gevoed worden door irreële gedachten. Het zijn spoken in het hoofd van de betreffende medewerker. Maar ze bestaan wel en zijn daarmee ‘waar’ voor de medewerker.
Vakmanschap
Hier komt het aan op het vakmanschap van de leidinggevende. Hij moet in staat zijn te signaleren dat er iets speelt bij zijn medewerker. Het vraagt een subtiele benadering om dit goed boven water te krijgen. Het is essentieel dat de leidinggevende beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. En een houding die veiligheid en vertrouwen uitstraalt. Alleen dan komen de echte punten (zorgen, motieven) op tafel en kun je als leidinggevende, samen met de medewerker, goede keuzes maken.
Wanneer het lukt mensen precies op de goede plek te krijgen en te houden wordt iedereen gelukkig: de betrokken persoon zelf, omdat hij precies kan doen wat hij goed kan en graag wil. De collega’s om de betrokken persoon heen. Zij hoeven zich niet meer te ergeren aan missers, of zich bezig te houden met ‘redden’. Dat geeft hen rust en ruimte om met hun eigen, echte werk aan de slag te gaan.
De organisatie, omdat die persoon dan goede kwaliteit werk aflevert en omdat zijn collega’s in staat zijn hun werk goed te doen. Positieve effecten die niet alleen een hogere tevredenheid oplevert, maar ook nog eens betere bedrijfsresultaten met een laag verzuim!
Wie wil dat nou niet…….?