Procesverbetering loont

In mijn professionele leven heb ik talloze bedrijfsprocessen ontworpen en verbeterd. Soms moet een bestaand proces worden geautomatiseerd of leidt een groei van het bedrijf tot nieuwe bedrijfsprocessen. Een ander keer moeten er voor de ISO certificering procesbeschrijvingen gemaakt worden.

Eén reden die echter vaak achterwege blijft, maar zeker z’n geld oplevert, is het onder de loep nemen van de bestaande processen om te kijken of deze nog effectief en efficiënt zijn. Hier is vrijwel altijd veel te verbeteren en te winnen.

Je processen onder de loep nemen levert geld op

Bedrijfsprocessen zijn ooit een keer opgezet, maar deze zullen na verloop van tijd aan efficiëntie en effectiviteit inboeten. Door groei van je bedrijf, door het gebruik van nieuwe bedrijfsmiddelen, door nieuwe of veranderde producten en diensten… voldoende redenen om je bedrijfsprocessen weer eens onder de loep te nemen.

Voegt een processtap geen waarde toe? Dan schrappen of minimaliseren

“Het zal wel wat opleveren, maar is het wel de moeite waard?” Deze vraag wordt ook geregeld gesteld. Een paar minuten van een proces afsnoepen, lijkt niet veel, maar als je dat proces 10-15 keer op een dag uitvoert, scheelt het al snel een uur per dag. Reken maar uit wat dat per maand of per jaar oplevert.

Door je processen onder de loep te nemen ga je besparen in de kosten.

 

Hieronder staan wat voorbeelden van wat het effectiever en efficiënter maken van je processen je kan opleveren:

1. Kortere doorlooptijd: door het schrappen van niet meer ter zake doende activiteiten of het samenvoegen van stappen kan de doorlooptijd afnemen. Dit betekent een lagere kostprijs.
2. Efficiënter gebruik van middelen: verhoging van de productiviteit en dus lagere kosten.
3. Vermindering van verspilling: bij efficiënter werken neemt verspilling af. Denk hier bijvoorbeeld aan het verkorten van wachttijden, minder voorraad, verminderen van transport en minder overproductie … dit alles zal de kostprijs verlagen.
4. Het verhogen van de effectiviteit en efficiëntie proces zal doorgaans leiden tot een hogere productiviteit van medewerkers en middelen. Dit betekent een toename van de productiecapaciteit.
5. Verbeteren van de kwaliteit: door de processtappen beter op elkaar af te stemmen, vindt er kwaliteitsverbetering plaats. Kwaliteitsverbetering leidt tot lagere faal- en herstelkosten en, niet te vergeten, een betere concurrentiepositie.

Een proces is pas een proces als het herhaald wordt

Het periodiek onder de loep nemen van je processen heeft een belangrijke invloed op de kostenstructuur van je bedrijf. Door het verminderen van verspilling en wegnemen van onnodig werk, verbeter je het gebruik van middelen, verhoog je de kwaliteit en verbeter je het plezier in het werk.

Kortom: je verbetert de prestaties van je hele bedrijf.

Oké verbeteren van effectiviteit en efficiëntie… hoe pak je dat aan?

In alle gevallen moet je een goed beeld hebben van het doel van het proces, alsmede de beperkingen en voorwaarden.

Allereerst rafelen we het proces even uit in de onderdelen. Een hoofdproces (bijvoorbeeld Administratie) bestaat uit deelprocessen (bijvoorbeeld facturatie) die op hun beurt bestaan uit taken (bijvoorbeeld “factureren”) dat weer bestaat uit een set aan activiteiten (bijvoorbeeld opstellen factuur, inboeken factuur, versturen factuur).

Bij het (her)ontwerp stellen we ons de volgende vragen:

• Voegt de activiteit waarde toe? Anders stoppen of tot het minimum beperken.
• Beperk het aantal overdracht momenten; overdracht is vertraging (“waste” in LEAN termen).
• Is de volgorde van de activiteiten logisch? Kunnen activiteiten worden samengevoegd? Zijn er wachttijden? Zo ja, verminder de wachttijden of gebruik de wachttijd om andere taken uit te voeren (zie ook LEAN).
• Wie is de eigenaar van het proces en mag beslissingen nemen?
• Leg de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie

Het (her)ontwerpen van bedrijfsprocessen is geen hogere wiskunde, maar vereist wel een goede analyse en een eenduidige aanpak. Eenmaal aangepakt, dan kunnen de processen doorgaans weer jaren mee en hebben ze intussen gezorgd voor een goede kostenbesparing.

Ik wens u veel kostenbesparing met efficiënte en effectieve processen.

Fernando Estarippa

Business Analist