Wanneer je gaat koken volg je (vaak) een recept. Bij het uitvoeren van klussen voer je ook een logische volgorde van handelingen uit die uiteindelijk naar het gewenste resultaat leiden.
Als een proces goed verloopt is het handig dit steeds weer te gebruiken, zodat steeds weer dezelfde goede uitkomst ontstaat.
Wijn maken
Ik zelf heb in een ver verleden wijn gemaakt. Meerdere soorten wijn van verschillende vruchten die ieder met een specifieke samenstelling door het vergistingsproces heen lopen. Ik weet nog goed dat daar een keer een bramenwijn bijzat. Na een jaar op de fles te hebben gelegen smaakte die ontzettend lekker. Helaas was ik vergeten precies op te schrijven welke hoeveelheden ik had gebruikt, bij welke temperatuur het proces verliep, wanneer de gist erbij ging en hoeveel en hoog het suikergehalte aan begin van het proces was en hoeveel er aan het eind van het proces nog in de wijn zat.
Wanneer je het niet meer weet, moet je het wiel opnieuw uitvinden. Weer gaan experimenteren met de grote kans dat het resultaat zo tegenvalt dat je het beter kunt weggooien. Dergelijke verliezen kun je als hobbywijnmaker nog wel een keer verwerken. Wanneer het professionele vormen gaat aannemen, dan is het een ander verhaal. Dat geldt niet alleen voor wijn, maar voor alles wat wordt geproduceerd.
Wanneer het bij het produceren van enkele stuks misgaat, dan blijven de verliezen nog beperkt. Dat wordt anders wanneer het om grote aantallen gaat.
Winst is dan te bereiken door twee dingen aandacht te geven:
1. Efficiëntie van het maakproces en
2. Beheersen van de risico’s, van fouten.
Efficiëntie
Efficiëntie heeft alles te maken met het zo slim, snel en goedkoop mogelijk produceren. Dat kan met computers, robots, of andere vormen van automatisering. Er is altijd sprake van een vorm van routine. Ook wanneer mensen in een productieproces met veel volume handelingen moeten verrichten, ontstaan automatismen, ofwel routine. Je hoeft niet na te denken bij het handelen, het gaat als vanzelf. Zoals je ’s ochtends je veter vaststrikt. Die zit altijd goed. Er zijn mensen die hun woon-werk verkeer zo automatisch doen dat ze niet eens doorhebben dat ze al bij hun afslag zijn…… En toch gaat het goed. Maar, als het in zo’n automatisch verlopend proces fout gaat, dan gaat het ook automatisch fout met een hoog volume. Daarom is het zo belangrijk dit risico zo klein mogelijk te maken en te houden.
Risicobeheersing
Beheersen van risico’s richt zich dan ook op een goede analyse en inschatting waar mogelijke risico’s zich kunnen voordoen. Vaak is dat een combinatie van de kans dat het gebeurt en de impact van het risico als het gebeurt. Je begrijpt, bij een grote kans met een grote impact zal er alles aan moeten worden gedaan om dat te voorkomen en als het gebeurt om de schade te beperken.
In veel organisaties gaat van alles automatisch. Om te voorkomen dat er dingen (automatisch) verkeerd gaan is het belangrijk indicatoren te gebruiken die informatie geven over het verloop van het proces. Het zijn de rode lampjes, of alarmsignalen die aangeven dat er moet worden ingegrepen. Hoe eerder dit wordt waargenomen, hoe sneller kan worden gecorrigeerd, hoe lager het verlies en daarmee de kosten.
Hoe weet je als manager dat de processen goed verlopen? Wat is het verlies dat er in de organisatie plaatsvindt. Waar zitten de ‘lekken’? Hoe meer mensen (ogen en oren), vooral ook in de productie, weten hoe het hoort te gaan en wat dus de afwijkingen zijn, hoe sneller eventuele fouten kunnen worden hersteld. Sterker, wanneer de mensen die ‘in’ de processen werken begrijpen dat de efficiëntie en de kwaliteit super belangrijk zijn, dan kunnen zij belangrijke suggesties meegeven aan de managers die ‘aan’ de processen werken om deze processen verder te optimaliseren. De medewerkers zitten er immers zo dicht op dat ze mogelijke verbeteringen direct opmerken.
Continu verbeteren
En ook dat is weer een proces: het proces van continu verbeteren. Hoe is dat in jouw organisatie vormgegeven? Wie voelt zich hiervoor verantwoordelijk? Hoe vaak gebeurt het werkelijk?
Mijn wijn haal ik tegenwoordig bij professionele wijnproducenten. Zij voeren continu statistische procescontroles uit met als gegarandeerde uitkomst een prima wijn tegen een schappelijke prijs. Ik ben van het productieproces opgeschoven naar een inkoopproces. Immers, iedereen moet doen waar die goed in is. Proost!
Wil je eens bespreken hoe je de processen in je eigen organisatie kunt verbeteren? Bel of app gerust voor een afspraak met een kop koffie. Jan Boekestijn, 06 44264418