Iedereen begrijpt dat het onderhouden van spullen belangrijk is. Vooral bij voertuigen is de regelmatige onderhoudsbeurt een normaal verschijnsel en noodzakelijk om het betreffende voertuig zo lang mogelijk veilig rijdend te houden. Het kost wat, maar het voorkomt nog veel grotere kosten in de toekomst. Hetzelfde geldt voor je gebit. Je ziet het ook bij huizenbezitters. Goed onderhoud zorgt ervoor dat het verval uitblijft, lekkages hersteld worden en de waarde behouden blijft.
Soms stellen we zo’n onderhoudsbeurt uit. Immers, een jaar later schilderen leidt niet direct tot verval. Zo kun je de kosten wat drukken, maar neemt de kans op ernstiger reparaties toe. Vaak zijn die in het begin niet direct zichtbaar. Het eerste rotte plekje in een kozijn valt nog niet op.
Organisatieonderhoud
Met organisaties is het net zo. Ook die vragen om regelmatig onderhoud. Machines verouderen, software is niet meer up-to-date, processen verlopen niet meer optimaal.
Eén van de belangrijkste ‘bedrijfsmiddelen’ is het personeel. Het menselijk kapitaal in een organisatie is goud waard. Kennis en ervaring zorgen voor continuïteit en stabiliteit.
Gezond onderhoud
Gelukkig zie ik veel bedrijven waar men zich goed bewust is van deze waarde. Daar wordt er alles aan gedaan om de mensen te behouden. Daar houdt men rekening met de behoeften van medewerkers en probeert men die af te stemmen op de behoeften van de organisatie. Daar is er alles op gericht om de kwaliteit van de medewerkers te vergroten, of op zijn minst op peil te houden.
Hoe? Nou, door regelmatig gesprekken te voeren over hoe de organisatie het beste in hun mensen naar boven kan brengen. En door een goed opleidings- en ontwikkelingsbeleid. In ieder mens liggen wel talenten te wachten op ontwikkeling en schuilt dus potentie om te groeien. Investeren in de mensen is investeren in (de waarde van) de organisatie.
Praktijk
Ik heb nogal wat managers gecoacht die niet goed wisten hoe ze met hun medewerkers moesten omgaan. Ze trokken zich vaak terug op hun kantoor en verscholen zich achter volgelopen mailboxen…. Ik heb hen vaak geadviseerd om de eerstvolgende maandag eens een rondje door de afdeling te maken en iedere medewerker te vragen wat die nodig heeft om die dag/week/maand maximaal resultaat te halen. De antwoorden van alle medewerkers geven een overzicht van een belangrijk deel van het managementwerk. Daarmee zal een groot deel van de agenda kunnen worden gevuld. Wanneer je als manager je best doet voor je medewerkers, kun je dat van hen immers ook verlangen.
Verlies van kapitaal
Helaas kom ik weleens organisaties tegen waar mensen niet zo op waarde worden geschat. Waar ze als lui en lastig worden gezien. Waar ‘controle’ op nodig is. Organisaties die wel een methode voor ‘functionerings- of personeelsgesprekken’ hebben, maar die vervolgens vrijwel nooit worden uitgevoerd. Soms vraag ik eens aan een medewerker wanneer die voor het laatst een functioneringsgesprek heeft gehad. De meesten beginnen dan lang na te denken en kunnen zich het niet herinneren.
Gaten
Dat zijn organisatie waar het onderhoud slecht wordt uitgevoerd. Vaak zijn er op meer gebieden achterstanden. Dergelijke organisaties hebben de neiging reactief te worden. Ze vullen gaatjes en blussen brandjes. Daar zijn ze zo druk mee dat er voor preventieve maatregelen geen tijd is. Het wordt dan van kwaad tot erger. Bij de eerste de beste crisis komen de tekortkomingen direct aan het licht en stort de boel (figuurlijk) in. Dan is het vaak te laat om het tij nog te keren.
Preventie
Het is nooit te laat om de ommekeer te maken. Betrek medewerkers, stel vast waar de belangrijkste verbeteringen nodig zijn, maak een plan en begin. Dit vraagt inzicht en overzicht. Uiteindelijk biedt dit uitzicht op groei van effectiviteit en efficiëntie. Dat is goed voor de vitaliteit van de mens en de organisatie. Die kan dan weer tegen een stootje.
Als ervaren begeleiders van dergelijke verbetertrajecten kunnen we je helpen dergelijke processen op gang te brengen en te houden. Op een vriendelijke, praktische en doortastende wijze die snel resultaat oplevert. Wil je dit eens bespreken met een kop koffie? We komen graag een keer langs. Bel ons gerust.
Jan Boekestijn, 06 44264418
