Heeft u dat ook? Een beetje (leed)vermaak op de camping wanneer overduidelijk nieuwe kampeerders de eerste keer hun nieuwe vouwwagen uitklappen? De man is duidelijk een doener. Hij gaat voortvarend te werk, terwijl de vrouw met de instructie in ha
ar handen op zoek is naar aanwijzingen op/aan de vouwwagen. Ze blijven proberen, puzzelen, uitklappen, weer inklappen en opnieuw uitklappen, haringen er in slaan, maar er ook weer uithalen. Uiteindelijk staat na 2,5 uur het geheel overeind. Niet strak, maar er kan in geslapen worden ….
Voor mijn ogen vindt deze prachtige demonstratie van samenwerken plaats. Een niet super efficiënte vorm van samenwerken, maar toch.
Bij samenwerken denk ik altijd aan het model voor effectief samenwerken, ‘de zes aspecten van effectief samenwerken’, van Frank en Rebel. Het gaat dan om een samenhang tussen: doel, taken, procedures, kwaliteiten, onderlinge verhoudingen en persoonlijke opvattingen. Zie figuur.
Het begint altijd bij de ‘buiten-aspecten’ met als eerste het doel. Dat moet duidelijk zijn en door iedereen hetzelfde begrepen. Als dat zo is volgen de taken. Wat moet er gebeuren om het doel te bereiken? Als de taken zijn kunnen procedures worden afgesproken (spelregels) die de taken op elkaar afstemmen.
Daarna volgen de drie ‘binnen-aspecten’. Welke kwaliteiten zitten er in het team en welke zijn nodig om de taken uit te voeren? Is er sprake van een goede match? Ook de onderlinge verhoudingen zijn van belang voor effectief samenwerken. Wanneer twee mensen niet samen door één deur kunnen, dan kan het zo maar mis gaan. Overigens is dit het aspect waar het niet effectief samenwerken zich manifesteert. Er ontstaat ‘gedoe’ in het team. Het stadium van effectief feedback geven is al gepasseerd en de verwijten vliegen over en weer…. Tot slot zijn er de persoonlijke opvattingen. Wanneer we die van ons zelf en die van de anderen goed kennen, kunnen we er rekening mee houden. De een vindt het belangrijk foutloos te werken, de ander gaat meer voor snelheid…. Bovendien heeft de context, waarin het team moet samenwerken ook invloed op de effectiviteit.
Dat brengt mij weer terug op de camping. Een relaxte omgeving, maar na een dag reizen, met jengelende kinderen voor het eerst een vouwwagen opzetten.
Het doel is duidelijk: de vouwwagen moet staan om te kunnen overnachten. Bij het betreffende stel was niet duidelijk welke taken moesten worden uitgevoerd in welke volgorde. Ook was onduidelijk wie welke taken op zich nam en of die daar wel de kwaliteiten voor had. Gezien het zoeken naar oplossingen in de instructie, terwijl de ander al bezig was met opzetten, leek er ook geen sprake te zijn van een goede afgestemde procedure. Het ‘gedoe’ bleef beperkt tot wat chagrijnig kijken en afkeurende gebaren. Jammer genoeg was de afstand te groot om te verstaan wat er werd gezegd….
’s Avonds bij de afwas was het weer erg gezellig tussen die twee. Kortom, dat komt uiteindelijk wel goed met die vouwwagen.
Een vouwwagen opzetten vraagt een mini-organisatie met slechts enige afstemming om effectief te zijn. Wanneer het niet zo lekker loopt, is dat natuurlijk helemaal niet erg. Het is vakantie en de twee partners leren elkaar daardoor weer beter kennen, zullen we maar denken. In organisatie met een permanent karakter zie ik het echter ook nog wel eens fout gaan. Dag in dag uit. Dan gaan de kosten wel oplopen….. Dan ontstaat er ‘gedoe’ dat niet even met een kop koffie of een ‘rosé’ is op te lossen. Dan ontstaat er ‘leed’ dat absoluut niet vermakelijk is.
Wat nou zo raar is…. Ik denk dat heel veel mensen precies snappen hoe je effectief moet werken wanneer het gaat om alledaagse activiteiten. Thuis of op de camping, of waar ook. Waar blijft dit vermogen op het werk? In de professionele organisatie? Wat ontbreekt er om goed gebruik te maken van dit vermogen dat bij vrijwel iedereen aanwezig is? Natuurlijk, de complexiteit is vele malen groter, maar dan nog. Ook dan is het mogelijk slim en efficiënt te organiseren.
Dan wordt vakantiepret echte pret. Je neemt de lessen mee en weet ze om te zetten in maatregelen die jouw organisatie effectiever maken en je medewerkers helpen beter te worden in hun rol.