In HR-land is duurzame inzetbaarheid een hot item. En niet voor niets: de overheid zet in op zo lang mogelijk doorwerken, zelfs na je pensionering. Werkgevers worden aangemoedigd hun bijdrage te leveren aan duurzame inzetbaarheid. Van werknemers wordt verwacht dat zij zelf ook een bijdrage leveren aan hun eigen ‘employability’.
Nu kent dit begrip ‘duurzame inzetbaarheid’ vele kanten en definities. In dit artikel vliegen wij het onderwerp aan vanuit drie -samenhangende- perspectieven: vakontwikkeling personeel, flexibilisering en capaciteitsmanagement.
Vakontwikkeling personeel
Duurzame inzetbaarheid begint met het up-to-date houden van inzetbaarheid van uw personeel. Medewerkers die nu vakvolwassen zijn, hoeven dat met de toekomstige ontwikkelingen van uw bedrijf immers niet te blijven. Maar hoe meet u de vakbekwaamheid of vakvolwassenheid van uw bestaande personeel en hoe zorgt u ervoor dat de ontwikkeling van uw medewerkers gelijke tred houdt met de ontwikkelingen in uw bedrijf of branche? Functieomschrijvingen zijn hiervoor veelal niet toereikend.
Functieomschrijvingen zijn star van aard en moeilijk te wijzigen door de koppeling met het salarishuis en bestaande arbeidscontracten. Daardoor lopen functieomschrijvingen niet altijd in de pas met de rollen die uw medewerkers werkelijk vervullen.
Door naast functieomschrijvingen (of in plaats van) gebruik te maken van rol- of vakprofielen krijgt u echter wel de benodigde flexibiliteit. Inzoomen op de kennis en ervaring die nodig is om de rol goed uit te voeren geeft u inzicht in de vakvolwassenheid van uw personeel en organisatie. En kennis is zeer goed meetbaar en ontwikkelbaar.
Een Vakprofiel beschrijft in 4 kwadranten (Vakkennis, Businesskennis, Branchekennis en Gedrag & Vaardigheden) de kennis en ervaring die noodzakelijk is voor het goed uitvoeren van het (toekomstige) werk.
Door het benoemen van deze kenniscompetenties en het benodigde en gescoorde niveau, krijgt u inzicht op welke gebieden (bij)scholing van uw personeel noodzakelijk is om mee te kunnen gaan met uw bedrijfsontwikkelingen. Periodiek kunnen de Vakprofielen worden aangepast aan de ontwikkelingen van uw bedrijf en daarmee weet u welke ontwikkelingen uw personeel moet doormaken om mee te kunnen met uw bedrijfsontwikkeling.
Kwantitatieve en kwalitatieve flexibilisering
Flexibiliteit van uw personeel betekent niet alleen veel voor de medewerkers in loondienst, maar ook voor uw flexibele schil van externen, zoals uitzendkrachten, payrollers en zzp’ers. Het gaat naast kwantitatieve flex ook om kwalitatieve flex. Natuurlijk wilt u snel over meer handen beschikken als de markt aantrekt of als die grote order binnenkomt. Dan is het handig om snel wat mensen van buiten aan te trekken. Maar u wilt er niet te veel voor betalen, geen risico’s lopen op naheffingen van de fiscus en natuurlijk wilt u dat die mensen van buiten passen bij uw bedrijf.
Kwalitatieve flex gaat over de vraag of u die specialist beter in dienst kunt nemen of een paar keer per jaar kunt inhuren, alleen als u behoefte hebt aan diens kennis. En flexibiliteit van uw eigen medewerkers zegt ook iets over de bereidheid van hen om flexibel om te gaan met het werk en over een flexibele cultuur in uw bedrijf.
Medewerkers in dienst worden flexibeler, als zij een Vakprofiel hebben en een aanstelling waarbij het werk op diverse plekken in uw organisatie kan worden gedaan. Als zij worden uitgedaagd om eens een project te doen op een andere plek, dan wordt uw bezetting flexibeler. Een eigen interne flexpool levert ook veel op en u kunt die delen met bedrijven op hetzelfde bedrijventerrein.
Goede externe medewerkers moet u proberen te ‘boeien en te verbinden’ aan uw bedrijf, ook als u ze even niet nodig heeft. Want dat maakt dat ze weer snel voor u willen werken, op het moment dat u ze wel nodig heeft. Zeker als het gaat om schaars talent.
Capaciteitsmanagement
Het zo efficiënt mogelijk inzetten van de arbeidscapaciteit (vast en flex) lijkt op het eerste gezicht op een ouderwetse manier om zoveel mogelijk rendement te halen uit de medewerker. En dat is natuurlijk ook zo! Niks mis mee, mits deze insteek maar gekoppeld is aan de visie dat ook het belang van de medewerker hiermee gediend is. Wanneer capaciteitsmanagement ingezet wordt om de juiste medewerker met de juiste competenties (Vakprofiel) op het juiste tijdstip in te zetten, met inachtneming van alle regels en richtlijnen die er zijn (denk aan CAO, Arbeidstijdenwet etc.), snijdt het mes aan twee kanten.
De werkgever is verzekerd van een goede invulling van de beschikbare taken, de werknemer weet dat hij of zij juist vanwege diens expertise op dat moment nodig is en vooral de klant -want die is er bijna altijd- is beter af. Ook zorgt een visie op de inzet van capaciteit ervoor dat de lastige diensten, zoals weekend- en nachtdiensten, eerlijker verdeeld worden. Hiermee draagt iedereen bij aan een betere balans tussen werken en privé, terwijl de output hier niet onder lijdt – sterker nog, alleen maar beter wordt. En zo’n balans draagt ook weer bij aan de gewenste duurzame inzetbaarheid.
Een beproefde manier om capaciteitsvraagstukken te tackelen is het werken met roosters, vaak in combinatie met een flexpool. Dat kan van heel eenvoudig (Excel) tot heel geavanceerd met speciaal daarvoor ontwikkelde roosterprogramma’s. Wat in alle gevallen bereikt wordt is een bewustere manier van omgaan met arbeidscapaciteit, en -als het goed aangepakt wordt- meer verantwoordelijkheid bij de werknemers voor hun eigen inzet. Veelal gaat dit ook gepaard met een veranderproces: er worden nieuwe afspraken gemaakt, bijvoorbeeld over resultaten en gewenst gedrag. Gaat dit zonder slag of stoot? Nee, maar als het stof is neergedaald staat er in de regel een mooi resultaat waar alle betrokkenen trots op kunnen zijn.
Dus: als je als werkgever vanaf het eerste begin (de werving, de functie- en vakprofielen, de personeelssamenstelling etc.) inzet op flexibiliteit, en ook de verdeling van werk flexibiliseert en managet, dan zorg je voor een duurzame inzetbaarheid van al je medewerkers. En dat leidt dan weer tot duurzaam succesvol en lenig opereren in de steeds sneller op- en neergaande wereldeconomie. Vanzelfsprekend zijn er bij duurzame inzetbaarheid ook andere invalshoeken zinvol, zoals scholingsbereidheid en het opleidingspotentieel van uw personeel. Wij hebben ervoor gekozen om ons voor dit artikel te beperken tot onze eigen specialismen. Binnen Symion is echter alle knowhow aanwezig om u te helpen bij die aspecten die u het belangrijkste vindt.
Mark Bassie, Jeroen Bering & Fernando Estarippa