De wasmachine naar zolder
Door goed samen te werken kun je meer bereiken. Heb je wel eens een wasmachine naar de zolder moeten brengen? Iedereen begrijpt dat dat niet in je eentje lukt. Het ding is te zwaar en de bochten in het trapgat maken het lastig om schadevrij te werken. Alleen door goede samenwerking lukt dit. Minimaal twee personen voeren zo’n klus goed uit. Voordat ze werkelijk beginnen, vind er overleg plaats. Wie loopt onder? Waar zijn de kritische bochten? Waar kunnen we even rusten? Als het onderweg niet lukt, wat doen we dan?
In dit overleg ontstaat gedeelde duidelijkheid over wie welke rol vervult: degene die onder loopt, zal meer gewicht moeten (kunnen) dragen, degene die boven loopt moet meer sturen. De andere afspraken zijn een soort werkafspraken, spelregels voor hoe deze klus wordt uitgevoerd. Het is belangrijk dat beide deze afspraken precies hetzelfde begrijpen. Immers, wanneer de bovenste persoon, de stuurder, bij een kritisch punt even wil kijken hoe het verder moet en de onderste persoon duwt gewoon door, dan ontstaat er ‘gedoe’. Dan moet er gecorrigeerd worden. ‘Wacht even, voorzichtig!’ wordt dan wat harder uitgesproken om de ander duidelijk te maken dat het anders mis gaat.
Bij het naar boven dragen van een wasmachine is de ‘organisatie’ niet zo complex. Het betreft maar een klus van korte duur, waarbij twee personen een taakverdeling en wat afspraken moeten maken en nakomen, dan heb je het wel. Bij het maken van die afspraken of vooral de taakverdeling zal waarschijnlijk goed gelet worden op de kwaliteiten van de sjouwers. De persoon onder draagt het grootste gewicht en zal die fysiek moeten aankunnen…. Met twee personen en een kleine klus is de organisatie zo geregeld en eventueel aangepast.
Organiseren is complex
Hoe groter de groep wordt, hoe complexer het werk is hoe langer het duurt, hoe groter het belang van een goede taakverdeling en werkafspraken. In veel organisaties wordt hier niet altijd goed bij stilgestaan. Meestal ontstaat het werk, de organisatie vanzelf. En als het eenmaal gaat zoals het gaat, ontstaat er routine, dan gaat het altijd zo, waarbij altijd dezelfde personen dezelfde taken op dezelfde manier uitvoeren. Er ontstaan wetmatigheden die zo vertrouwd aanvoelen, dat men bij een wijziging (procesverbetering) tegenwerking krijgt. ‘Het ging toch altijd goed zo!’
Continu verbeteren
Maar, de wereld om ons heen verandert voortdurend. Productiemethoden veranderen (robots nemen werk over), nieuwe software vereist andere werkwijzen, medewerkers veranderen qua behoeften, wensen en competenties, de markt stelt andere vragen, innovaties vereisen aanpassingen, etc. Met andere woorden, het is verstandig regelmatig te onderzoeken of de medewerkers nog wel op de juiste plek zitten. Komen hun kwaliteiten en talenten nog wel maximaal tot hun recht met het werk wat ze nu doen? Zijn ze nog steeds zo gemotiveerd als dat ze tijdens hun sollicitatiegesprek lieten zien? En wanneer dat niet zo is, wat kunnen we daaraan doen? Hoe kunnen we dat repareren, of beter, voorkomen?
Mismatch
Veel van deze mismatches tussen wat mensen moeten doen en of ze daarvoor goed zijn toegerust komen tot uitdrukking in de samenwerking. Wanneer iemand iets moet doen waar die eigenlijk niet voldoende voor is gekwalificeerd, levert die onvoldoende resultaat of kwaliteit. Een ander moet dat dan corrigeren of opvangen.
Dat kan een keer gebeuren, maar als zoiets langdurig aanhoudt, ontstaan er irritaties. Dat gaat ten koste van de sfeer, de verhoudingen, de motivatie, noem maar op. Dit ‘gedoe’ leidt vrijwel altijd tot een lagere productiviteit en extra kosten.
In het voorbeeld van de wasmachine kan het zomaar tot een conflict worden, wanneer de een de afspraken voortdurend negeert. De sjouwer blijf maar doorduwen, met schade tot gevolg. Of de kwaliteit van de sjouwer (kracht) blijkt halverwege de trap tekort te schieten. Dan op dat moment wisselen wordt wel heel lastig.
Onderhoud
Zorg ervoor dat iedereen goed weet wat die moet doen en hoe. Dat samenwerkende mensen dit van elkaar ook weten en er dus van op aan kunnen dat iedereen zijn of haar taak ook uitvoert volgens de gemaakte werkafspraken, enz.
Ditt vraagt goed onderhoud; het zou goed zijn dit regelmatig eens met elkaar tegen het licht te houden. ‘Klopt het nog wat we ooit hebben afgesproken en doet iedereen nog precies wat die moet, wil en kan?’ Het helpt een hoop gedoe en daarmee kosten of kwaliteitsverlies te voorkomen.