Ik kom als trainer ‘projectmanagement’ vaak in aanraking met organisaties die projectmatig werken als middel inzetten om effectief en efficiënt tot een goed resultaat te komen. Een prima gedachte en ook een goede weg om te bewandelen, ware het niet dat er nogal wat ‘fouten’ worden gemaakt die de effectiviteit in de weg staan. Dan ben je juist verder van huis.
Er zijn er vele, maar ik benoem hier twee van de belangrijkste valkuilen die ik in de praktijk vaak tegenkom. Want, wanneer je weet waar ze liggen, dan kun je ze ook voorkomen.
Projectmatig werken vereist een andere houding
De eerste valkuil is dat allerlei, maar vooral lastige vraagstukken, ‘project’ worden genoemd. Zodra het ‘project’ heet, wordt het effectief en efficiënt aangepakt is de gedachte. Helaas, dit is een mythe.
De projectmatige manier van werken wijkt vaak sterk af van de bekende, routinematige manier van werken. Van medewerkers (projectleden en projectleider) vraagt het andere competenties en meestal een geheel andere rolopvatting dan de vertrouwde dagelijkse. Het hebben van een andere titel (rol) is niet genoeg om ook vaardig te zijn in die rol. Vooral de rol van de opdrachtgever is daarbij cruciaal. Die is niet de hiërarchische lijnmanager, maar opdrachtgever die een goede werkrelatie moet opbouwen met de projectleider (opdrachtnemer). Dat vraagt een andere houding. Naar de projectleider, maar ook naar de collega-managers (stuurgroep). Wanneer een van de personen zijn of haar rol niet juist invult, of hierin wisselend optreedt, dan leidt dit tot onduidelijkheid en afnemend vertrouwen.
Kortom, het vraagt nogal wat (andere) vaardigheden om effectief samen te werken in een projectorganisatie. Vooral ook omdat de neiging bestaat snel terug te vallen op de oude vertrouwden manier van werken in de ‘normale’ organisatie.
Expert als projectleider
Een tweede valkuil betreft de keus voor de projectleider. In startende organisatie wordt vaak gekozen voor de persoon met de meest inhoudelijke kennis van het onderwerp: de expert.
Waarom is dit een valkuil? Wanneer de projectleider een projectteam heeft gevormd en daar mee aan de slag gaat, hebben de teamleden allemaal snel door dat de projectleider ‘expert’ is. Wie zijn zij dan om een inhoudelijke bijdrage te leveren? De projectleider weet het immers zelf veel beter. Gevolg, de teamleden trekken zich wat terug, houden zich in. Zij presteren niet maximaal.
Andersom zal de deskundige projectleider na enkele keren (magere) inbreng al snel denken: ‘Ik kan het beter zelf doen, dan gaat het tenminste goed en snel!’ De projectleider trekt het werk naar zich toe, steekt er extra tijd in om toch maar de deadlines te halen en moet na enkele weken constateren dat de projectgroep niet meer betrokken is.
Het is veel beter de benodigde expertise via de teamleden in te brengen. De projectleider zou dan een goede procesbegeleider moeten zijn om alle inbreng en bijdragen in goede banen te leiden. Daarmee heeft de projectleider dan ook tijd en aandacht voor ieders inbreng, de balans en de samenhang van alle inhoudelijke bijdragen. Tegelijkertijd zal iedereen zich belangrijk en gehoord voelen vanwege hun noodzakelijke inbreng, waardoor ze extra hun best doen.
Begin goed
Zoals gezegd zijn er nog veel meer mogelijke valkuilen. Laat je echter niet ontmoedigen toch met projecten aan de slag te gaan. Als je het goede doet, organiseert en faciliteert, dan zullen er zeker goede resultaten worden geboekt op een efficiënte wijze. Over hoe het dan wel moet, kan ik je een passend antwoord geven.
Ik kom er graag een keer voor langs om hier bij een kopje koffie over door te praten.